Exchange Server

Ein Exchange Server ist Groupware Lösung von Microsoft. Neben E-Mails bietet ein Exchange Server die Möglichkeit auch Kontakte, Termine und Aufgaben auszutauschen.

Leistungsübersicht

E-Mail Transport
Kalender / Termine
Aufgaben
Newsgroups (Öffentliche Ordner)
Anbindung von Smartphones
Zugriff über WEB

Groupware-Funktionen

Die Groupware-Funktionen erlauben es Benutzern, gemeinsam auf die im Exchange Server abgelegten Daten zuzugreifen. Welcher Benutzer welche Daten lesen bzw. verändern kann, wird über Benutzerrechte festgelegt.

E-Mails

Anwender können Kollegen die Berechtigung geben, die eigenen E-Mails zu lesen. Es können auch sogenannte Stellvertreter eingerichtet werden. Dabei kann ein Anwender im Namen eines Kollegen E-Mails versenden.

Beispiel: Zugriff auf eigene Emails gewähren

Während eines Urlaubs lesen Kollegen die E-Mails mit.

Beispiel: Stellvertreter

Eine Sekretärin darf im Namen des Chefs E-Mails beantworten. Die E-Mails werden über das E-Mail Konto des Chefs versendet, enthalten aber den Zusatz, dass sie im Auftrag gesendet wurden:

[gesendet von: Stefanie.Mueller im Auftrag von Manfred.Schmidt]

Es besteht auch die Möglichkeit E-Mail Konten einzurichten, die keinem Anwender zugeordnet sind, sondern beispielsweise einer Funktion im Unternehmen.

Beispiel: E-Mail für bestimmte Funktion

Kalender / Termine

Jeder Benutzer hat einen eigenen Kalender.

Auch diesen kann er für Kollegen frei geben. Diese Freigabe für andere kann mittels Benutzerrechten unterschiedlich abgestuft werden:

Alle Einträge außer den als privat markierten dürfen gelesen werden
Neue Einträge dürfen erstellt werden, bestehenden dürfen nicht verändert werden
Bestehende Einträge dürfen auch verändert werden
etc.

Beispiel Außendienst

Die Mitarbeiter dürfen für den Kollegen im Außendienst Termine vereinbaren. Dazu konfiguriert der Außendienstmitarbeiter seinen Exchange-Kalender so, dass andere neue Termine eintragen dürfen.

Beispiel Zentraler Urlaubskalender

Es wird ein zentraler Urlaubskalender eingerichtet, in den jeder Mitarbeiter Einträge machen darf. Er darf die Einträge der anderen sehen aber nicht verändern.

Aufgaben

Es besteht mittels des Exchange die Möglichkeit Aufgaben zu planen. Eine Aufgabe ist die Beschreibung einer zu erledigenden Tätigkeit, die zusätzlich noch mit einem Termin versehen werden kann.

Um Kollegen mit einer Aufgabe zu betrauen, können diese als verantwortliche der Aufgabe eingetragen werden.

Anbindung von Smartphones

Exchange bietet beispielsweise Smartphones die Möglichkeit auf die Daten zuzugreifen. Wird dieser Zugriff über das Internet veröffentlicht, dann haben Smartphones auch außerhalb des Unternehmens Zugriff auf die E-Mail Daten.

Der Zugriff ist mittels TLS verschlüsselt. Die Authentifizierung kann über Benutzername / Kennwort erfolgen, aber auch über Client Zertifikate. Dabei gilt die häufig eingesetzte Authentifizierung über Benutzername / Kennwort als unsicher.

Zugriff über das WEB

Der Exchange Server bietet Benutzern die Möglichkeit mit einem Web-Browser auf die Daten zuzugreifen. Auch dieser Zugriff kann über das Internet erfolgen. Wird er nur über Benutzernamen / Kennwort abgesichert, dann gilt er als unsicher.

Technische Anforderungen

Exchange Server können nur auf Microsoft Windows Servern betrieben werden. Für den Zugriff auf die Daten, ist Microsoft Outlook oder eine kompatible Software nötig.

Genre: Alle Einträge